Taloyhtiössä täytyy tehdä tietyt toistuvat asiat joka vuosi samoihin aikoihin. Keväällä on tilinpäätöksen aika, kesällä ja syksyllä tehdään korjaushankkeita ja jouluna muistutellaan kinkkurasvojen oikeaoppisesta käsittelystä.
Asuntopehtoori Isännöinnissä taloyhtiön vuosikello on tärkein prosessimme. Se toimii sekä muistilistana että suunnittelun työkaluna taloyhtiön johtamisessa sekä hallitukselle että isännöitsijälle. Ohessa Isännöintiliiton malli vuosikellosta.
Vuosikellossa on kaksi kerrosta: toiminta ja viestintä. Molemmat ovat tärkeitä, mutta jälkimmäinen monesti jää vähemmälle huomiolle.
Vuosikello alkaa periaatteessa loppuvuodesta, jolloin suunnitellaan jo seuraavaa vuotta. Hallitukselle alkaa muodostua käsitys hoitovastikkeen mahdollisesta muutostarpeesta sekä tulevista korjauksista. Myös ylläpitotyöt suunnitellaan, vaikka monesti ne toistuvatkin samoina vuodesta toiseen.
Keväällä isännöitsijä laatii tilinpäätöksen, jonka se esittää hallituksella ja jonka hallitus allekirjoittaa. Tämän jälkeen kutsutaan koolle yhtiökokous, joka hyväksyy tilinpäätöksen ja muut mahdolliset esityslistan asiat.
Meille vuosikello on koko liiketoiminnan pääprosessi. Se ohjaa toimintaa ja kertoo mitä ja milloin pitää tehdä sekä viestiä.
Vuosikellon jokainen pääkohta jakautuu alaprosesseihin. Esimerkiksi tilinpäätös on vuosikellon yksi pääkohta, jossa on useampi alakohta:
- Tilinpäätöstiedon kerääminen ja valmistelu
- Tilinpäätöksen laatiminen
- Hallituksen tilinpäätöskokouksen kutsuminen
- Tilinpäätöskokouksen pitäminen
- Tilinpäätöksen allekirjoittaminen
- Tilintarkastus
- Ja lopuksi tilinpäätösmateriaalin siirtäminen yhtiökokousprosessiin
Näissä jokaisessa on useampi alakohta, jotka ovat muistilistatyyppisesti kirjattu ylös. Esimerkiksi hallituksen on syytä ymmärtää tilinpäätös ja tässä isännöitsijällä on tärkeä rooli. Hänen täytyy ymmärtää hallituksen osaamisen taso ja sen mukaisesti avata eri osa-alueita tilinpäätöksestä sekä kertoa niiden merkitys.
Yhtälaisesti isännöitsijän täytyy kyetä kertomaan tilinpäätöksen yksityiskohtia muille osakkaille sekä perustelemaan esitettäviä päätöksiä. Esimerkiksi jos hoitovastiketta esitetään alennettavaksi, mihin tämä perustuu? Miten varmistetaan rahojen riittävyys yllättävissä korjauksissa?
Kuten valistunut lukija huomaa, painotamme vahvasti viestintää. Pienenä käytännön esimerkkinä viestinnästämme, laitamme yhtiökokouskutsuun isännöitsijän suoran numeron (tavallinen kännykkänumero, ei yritysnumero), jotta osakkaiden on helppo ottaa häneen yhteyttä.
Vuosikellon prosessimaisessa hyödyntämisessä on monta hyvää puolta:
- Se mahdollistaa tehokkaan tavan toimia. Tiedämme aina mitä pitää tehdä missäkin tilanteessa. Taloyhtiössä tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan.
- Se toimii muistilistana. Asiat eivät yksinkertaisesti voi unohtua, kun vuosikello tuijottaa silmiin toimiston seinällä ja oma työ rakentuu sen kautta.
- Sen avulla voimme viestiä riittävästi ja oikeita asioita. Taloyhtiöstä riippuen pyrimme lähettämään tiedotteen asukkailla ja osakkaille useamman kerran vuodessa. Kerromme ihan tavallisia asioita, joita taloyhtiössä tapahtuu tai asukkaiden on hyvä tietää.
- Se tuo selkeän rungon toimintaamme ja antaa meistä oikean, ammattimaisen, kuvan.
- Sen avulla taloyhtiötä johdetaan ja kehitetään suunnitelmallisesti, mikä tuo säästöjä ja alan parhaita käytäntöjä asiakkaillemme.