Yrittäjäkollegani toisinaan tuskailevat sopivan toimitilan etsimisessä. Kun haet toimitilaa portaaleista, on se melkoinen suo.
Ilmoitukset ovat vaillinaisia, kuvat vanhoja jos niitä ylipäätään on ja tietoa kohteesta on ehkä kahden rivin verran.
Lisäksi samasta kohteesta on useita ilmoituksia eri välitysliikkeiltä. Tämä johtuu toimitilavuokrauksen logiikasta, jossa vuokranantaja käyttää useita välittäjiä yhtä aikaa.
Palkkion saa se välittäjä, joka löytää vuokralaisen.
Toisinaan vuokranantaja antaa välittäjille myös valokuvat kohteesta. Tämän vuoksi samasta kohteesta voi olla lukuisia ilmoituksia ja vieläpä samoilla kuvilla. Eikä välittäjillä aina ole ongelmaa kopioida toisen kirjoittamaa ilmoitustekstiä. Joten lopputulemana meillä on monta lähes identtistä ilmoitusta.
Tilanhakija ei aina hoksaa, että kyseessä on sama tila, joten hän on useampaan välittäjään yhteydessä koska nämä kaikki tilat kiinnostavat häntä (vaikka kyseessä on yksi ja sama tila).
Tästä syntyy tilanne, jossa usealla välittäjällä on kiinnostunut hakija tilaan, mutta vain yksi voi tehdä vuokrasopimuksen ja saada välityspalkkion. Ala on ratkaissut tämän problematiikan nimeämiskäytännöllä.
Välittäjä nimeää tilanhakijan vuokranantajalle esimerkiksi näin: ”hei, Pirjon Parturi Oy on kiinnostunut tilasta X, käyn esittelemässä sitä hänelle torstaina”.
Mikäli Pirjon Parturi sitten päätyy vuokraamaan tilan, saa tämä nimeämisen tehnyt välittäjä palkkion.
Palkkion maksaa käytännössä aina vuokranantaja, joten tilanhakija, josta tulee vuokralainen, saa välittäjän palvelun ilmaiseksi.
Logiikka on muuten sama kuin usein ulkomailla asuntovälityksessäkin, joskin siellä monesti palkkio jaetaan myyjän ja ostajan välittäjän kesken.
Eli neuvona tilanhakijoille, käytä vuokravälittäjiä hyödyksesi tilan haussasi. Ota yhteyttä alueesi luotettavaan välittäjään, ja kerro lyhyesti vuokralaisesta (yrityksesi) ja minkälaista tilaa haet.
Tämän jälkeen välittäjä kysyy muutamia tarkentavia kysymyksiä tilatarpeestasi, ja sitten käy töihin. Hän toimittaa sinulle listan kriteereihisi sopivista kohteista, joita voitte käydä katsomassa.
Välittäjän valinnalla on väliä, sillä pienen toimiston välittäjällä ei välttämättä ole toimeksiantosopimuksia kaikkien vuokranantajien kanssa.
Tärkeää on myös, että välittäjä on paikallinen. On ihan turha käyttää helsinkiläistä välittäjää jos tilatarve on Kuopiosta.
Myös sillä on merkitystä, kuinka tuore välittäjä on alalla. Pitkään toimineilla on hyvin kattavat verkostot, ja heidän kautta löytyy myös hiljaisessa markkinoinnissa olevia kohteita, joita omistaja ei ole halunnut laittaa julkiseen markkinointiin.
Yksi nopea tapa selvittää välittäjän laatua on pyytää häneltä sinulle sopivia kohteita. Mikäli hän listaa kaikki kohteensa, tai ylipäätään paljon, ei hänellä kenties ole suurta intressiä palvella sinua.
Hyvä välittäjä näkee vaivaa ja listaa vain kriteereihisi sopivia kohteita. Hän myös kertoo mikäli kriteerisi ovat liian tiukat, ja neuvoo mistä voi kannattaa tinkiä, että löytyy liiketoimintaasi sopiva tila.
Kannattaa myös kysyä välittäjän referenssejä. Mikäli hän on erikoistunut tuotantotiloihin, ei hän ehkä ole paras etsimään parturille pientä liiketilaa. Toisaalta tätä riskiä ei pitäisi olla, koska tällainen välittäjä ei luonnollisesti edes listaisi pieniä liiketiloja (paitsi jos hän yrittää tarjota kaikkea kaikelle, mikä on huono idea).
Voit myös saada välittäjältä informaatiota markkinavuokrista. Onko 15 €/m2 paljon vai vähän?
Yksi äärimmäisen tärkeä asia on välittäjän kokemus ja tarkkuus vuokrasopimuksen laatimisessa. Tämä on todella tärkeää sekä vuokralaisen, että vuokranantajan kannalta.
Mikäli vuokrasopimukseen jää epäselvyyksiä, saattavat ne purra myöhemmin.
Ja koska toimitilavuokrasopimukset ovat yritysten välisiä sopimuksia, ei kuluttajansuoja päde. Tämän lisäksi vuokrasopimukset voivat olla useiden vuosien mittaisia, jolloin myös sopimusrikkomus voi olla todella iso summa.
On myös fiksua kertoa välittäjälle tarkemmin liiketoiminnastasi ja sen tarpeista. Ja erityisesti tarpeista nyt suhteessa tulevaisuuteen. Tällöin välittäjä pystyy ottamaan nämä huomioon, ja käymään relevanteimpia kohteita kanssasi läpi.
Olisi nimittäin harmillista vuokrata tila, joka käy liian pieneksi vuoden päästä. Toki myöskään liian suurta tilaa ei kannata vuokrata etukäteen, mutta kokenut välittäjä osaa sumplia tilanteeseen ratkaisun.
Hän voi esimerkiksi myydä ajatuksen omistajalle, että annetaan alussa alennusta vuokrasta (ns. kiitorata) ja kun vuokralaisen bisnes on lähtenyt kunnolla käyntiin, nousee vuokrakin normaalille tasolle.
Toki mikäli tilalle on useampia ottajia, ei vuokranantajalla ole niin suurta intressiä antaa tällaisia etuja vuokralaiselle. Mutta vuokranantajankin kannattaa katsoa kokonaisuutta. Kuinka luotettava vuokralainen on, kuinka vakaalla pohjalla bisnes on, kuinka pitkäaikainen vuokralainen voisi olla?
Liiketilan etsimisessä on kymmeniä ja kymmeniä liikkuvia osia, joita vuokralainen ei välttämättä osaa ottaa huomioon, varsinkin jos on aloitteleva yrittäjä.
Kannattaa siis kääntyä hyvän toimitilavälittäjän puoleen ja antaa hänen palvella, sillä tämä ei maksa hakijalle mitään.
