Suomalaisten varallisuuden näkökulmasta isännöitsijän työ on yksi tärkeimmistä. Tämä ammattiryhmä hallinnoi meidän suurinta yksittäistä omaisuusmassaamme. Asunto-osakeyhtiöitä on Suomessa hieman alle 90 000, joista 50 000 yhtiötä on isännöitsijöiden hoitamia.
Isännöitsijä tiimeineen pyörittää taloyhtiön arkea ja on osakkaiden, asukkaiden ja sidosryhmien tärkein kontakti. Asunto-osakeyhtiölaki määrittelee yleisellä tasolla, miten taloyhtiön hallintoa tulee hoitaa, mutta hyvä isännöinti on kuitenkin muutakin kuin tämän lainkirjaimen täyttäminen. Jokaisella taloyhtiöllä on oikeus asiantuntevaan, asiakaslähtöisen, proaktiivisen ja helposti saavutettavaan isännöintipalveluun, joka ajaa taloyhtiön asiaa.
Isännöinnin kilpailutus nähdään usein työläänä ja aikaa vievänä prosessina, jonka vuoksi taloyhtiöillä on pitkiäkin isännöintisopimuksia, vaikka isännöintiin ei varsinaisesti oltaisikaan tyytyväisiä. Mikäli taloyhtiön nykyinen isännöintipalvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita, esim. sovitut asiat jäävät hoitamatta, isännöitsijää ei saa kiinni, palveluasenteessa olisi parantamisen varaa tai budjetista ollaan hakoteillä, on kilpailutuksen aika.
Kilpailutus on hyvä tehdä huolellisesti, sillä oikea isännöitsijä on tärkeä kivijalka taloyhtiön toimivuuden ja sen ”terveyden” kokonaiskuvassa. Kilpailutus on ajankohtaista myös silloin, kun uusi taloyhtiö tarvitsee ensimmäisen isännöitsijän.
Isännöinnin kilpailuttamisessa onnistumisen avain on taloyhtiön tarpeiden kartoittamisessa
Isännöintiyrityksen kilpailutuksen aikana on hyvä muistaa, että jokainen taloyhtiö on erilainen (ikä, tarpeet jne.) ja kaikki isännöintitoimistot ei ole tehty samasta puusta.
Tavoitteena onkin löytää juuri oman taloyhtiön tarpeisiin sopivin isännöitsijä. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä on ennakkoon määritelty taloyhtiön tarpeet: mitä taloyhtiö odottaa isännöinniltä ja mikä on näiden vaatimusten tärkeysjärjestys? Onko taloyhtiölle tärkeää esim. rajoittaa millainen määrä taloyhtiöitä/asuntoja isännöitsijän vastuulla on, halutaanko tietää millaiset työkalut isännöintiyrityksellä on taloyhtiön johtamiseen, millaisia lisäpalveluita isännöintitoimisto tarjoaa, miten isännöintitoimisto on ajatellut järjestää taloyhtiön viestinnän, millaisia osaajia isännöintitoimistosta löytyy (koulutus ja kokemus), miten isännöinnin siirto suoritettaisiin ja/tai millainen on isännöintiyrityksen taloudellinen tilanne.
Kun isännöinnille on määritellyt tavoitteet ja taloyhtiön tarpeet on selvät, voidaan siirtyä itse tarjouspyyntöjen lähettämiseen potentiaalisille isännöitsijöille. Viimeistään tässä vaiheessa on myös hyvä tarkistaa, millaiset irtisanomisehdot ja irtisanomisaika nykyisessä isännöintisopimuksessa on. Pääsääntöisesti irtisanomisaika on 3 kk, mutta se voi olla puolikin vuotta.
Tarjouspyynnön muotoon kannattaa myös panostaa kunnolla. Siihen on hyvä kirjata määriteltyjen tavoitteiden ja tarpeiden lisäksi perustiedot taloyhtiöstä, sekä uuden yrityksen toivottu aloittamisajankohta.
Liitteeksi on hyvä laittaa myös taloyhtiötä koskevat tärkeät asiakirjat (esim. yhtiöjärjestys ja tilinpäätös). Tarjouspyyntö kannattaa lähettää 3-5 kriteereihin sopivalta vaikuttavaan isännöintiyritykseen. Kun tarjouspyyntö on selkeä ja haluttu tarjouksen jättötapa on yksiselitteisesti määritelty, on myös tulleita tarjouksia helpompi vertailla keskenään. Isännöintitoimistoille on tarjouspyyntöjen lähettämisen jälkeen hyvä antaa kohtuullinen aika vastata tarjouspyyntöön.
Isännöintitarjousten saavuttua ne käydään perusteellisesti läpi taloyhtiön hallituksen kokouksessa ja läpikäynnistä laaditaan pöytäkirja. Kuten aiemmin mainittu, tarjouksissa ei kannata tuijottaa pelkkää hintaa vaan sitä tärkeämpänä valintakriteerinä on hyvä pitää palvelukokonaisuuden laatua. Valitsemalla halvimman, mutta ei niin hyvin taloyhtiön tarpeisiin vastaavan isännöitsijän, mennään helposti ojasta allikkoon ja pidemmällä aikavälillä taloyhtiölle koituukin säästöjen sijaan kuluja.
Kun tarjousten vertailu on tehty, on aika haastatella lupaavimmat palveluntarjoajat ja varmistua siitä, että taloyhtiön hallituksella ja isännöintitoimistolla on yhteneväinen käsitys siitä, mitä palvelut käsittävät ja mitä taloyhtiö odottaa isännöitsijältä. Tässä vaiheessa on hyvä pyytää isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset.
Isännöintitoimistojen välisellä yhteistyöllä siirto sujuvasti
Kun haastattelu on käyty läpi, sopiva palveluntarjoaja on löytynyt ja taloyhtiön hallitus on tehnyt päätösvaltaisessa kokouksessa virallisen päätöksen isännöitsijän valinnasta, voidaan solmia isännöintisopimus uuden isännöitsijän kanssa.
Isännöintisopimuksen tulee olla selkeä ja helposti ymmärrettävä kokonaisuus, josta selviää isännöintiyrityksen taloyhtiölle tarjoamien palveluiden sisältö, laajuus ja hinta. Sujuvan siirtymän takaamiseksi pätee asiasta tiedottamiseen sanonta: mitä aiemmin sen parempi. Vanhalle isännöintitoimistolle on siis hyvä tiedottaa tulevasta vaihdoksesta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Taloyhtiön rooli itse siirrossa on pääsääntöisesti vähäinen. Vanhan isännöitsijän tehtävänä on varmistaa, että oikeat dokumentit lähtevät uudelle isännöitsijälle ja uuden isännöitsijän vastuulla on taas tarkistaa, että on vastaanottanut ne.
Kuitenkin silloin kun isännöinti on ollut heikkoa tai epäluotettavaa on mahdollista, että taloyhtiön hallituksella on hallussaan jopa enemmän dokumentaatiota kuin isännöintiyrityksellä. Näissä tapauksissa taloyhtiön hallituksen rooli siirrossa korostuu, jotta voidaan varmistua siitä, että kaikki tarvittavat dokumentin siirtyvät uuden isännöintiyrityksen käyttöön.
Kaikki taloyhtiötä koskevat tiedot, eivät kuitenkaan automaattisesti ole taloyhtiön omaisuutta ja siirry siten uudelle isännöitsijälle. Isännöintiyritys on esimerkiksi voinut muotoilla uudelleen taloyhtiön kunnossapitotietoja uusiksi dokumenteiksi, jolloin ne ovat isännöintiyrityksen omaisuutta ja niiden luovutuksesta on erikseen sovittava. Myös tarkennetut tiedot vanhasta isännöintiyrityksestä (tiedot/sopimukset), joissa on arkaluontoista tietoa tai päivitetyn GDRP-tietosuojaasetuksen vastaista tietoa eivät kuulu taloyhtiölle, eivätkä siten siirry sen mukana uudelle isännöitsijälle.
Siirron aikana kirjanpitäjän ja isännöitsijän yhteistyön merkitys korostuu. Mikäli siirto tapahtuu kesken tilikauden on hyvä tehdä välitilintarkastus. Uuden isännöintiyrityksen on saatava taloyhtiöltä myös oikeudet pankkiasioiden hoitamiseen, tehdä osoitteen muutos ja monia muita ilmoituksia.
Hyvän isännöintitavan mukaista on hoitaa isännöinnin siirto vanhan ja uuden isännöitsijän välisessä yhteistyössä. Isännöitsijät voivat keskenään istua alas vaikka kahvikupposelle ja keskustella taloyhtiön asiat läpi siten, että toiminta voidaan saattaa vanhan isännöitsijän puolelta päätökseen ja siirtää taloyhtiö uuden isännöitsijän hyviin käsiin.
Kun siirtymä on tehty, uusi isännöitsijä tutustuu perusteellisesti vanhalta isännöitsijältä saamiinsa taloyhtiön tietoihin ja tutustumisen jälkeen on usein tarpeellista ja järkevää pitää taloyhtiön hallituksen ja uuden isännöitsijän välinen tilannekatsaus, jossa käydään läpi mm. taloyhtiön taloustilanne ja käydään läpi konkreettisia asioita yhteistyön aloittamiseksi. Taloyhtiön vastuulle siirrossa jää oikeastaan vain ilmoittaa uudesta isännöitsijästä kiinteistön osakkaille ja asukkaille.
Kun isännöinnin kilpailutus suoritetaan suunnitelmallisesti, taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet isännöinnille määritellään selkeästi ja tarjouksia vertailtaessa kiinnitetään huomiota hinnan lisäksi myös palvelukokonaisuuden laatuun, lopputuloksena on yleensä se, että taloyhtiö löytää tarpeisiinsa soveltuvan isännöitsijän. Tämä luo perustan hedelmälliselle taloyhtiön hallituksen ja isännöintiyrityksen väliselle suhteelle. Se jos mikä on lyhyellä, mutta erityisesti pitkällä tähtäimellä kilpailuttamisen vaivan arvoista.
Jos nyt olisi aika kilpailuttaa taloyhtiösi isännöinti, käy jättämässä tarjouspyyntö nykyaikaisesta ja asiakaslähtöisestä Asuntopehtoorin isännöintipalvelusta tästä!
Danila Yönsini
asuntopehtoorin markkinointipäällikkö
Asuntopehtoorin markkinointipäällikkö Danila on hypännyt suoraan asuntosijoittamisen syvään päähän ja pyrkii ymmärtämään sen kokonaiskenttää paneutumalla ja kirjoittamalla asuntosijoittamisen eri teemoista . Matkalla kohti omaa ensimmäistä sijoitusasuntoa.
danila.yonsini@asuntopehtoori.fi
040 7562062
Jaa eteenpäin:
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Email
