Tarvitseeko yritys nykyään enää toimitiloja vai voiko se organisoida liiketoimintansa siten, että kaikki tekevät töitä etänä? Kenties vain vuokrataan toimistohotellista neukkari tarpeen mukaan.
Etätyössä on paljon hyviä puolia. Työntekijät arvostavat sen tuomaa joustavuutta omaan arkeen ja säästöä matkakuluissa. Samoin työnantaja säästää kun ei tarvitse maksaa toimiston vuokraa, sähköjä, vakuutuksia, palaveripullia ym.
Moni yritys kuitenkin yhä katsoo, että toimistosta aiheutuvat kulut ovat sen arvoiset. Saadut hyödyt peittoavat aiheutuneet kulut.
Esimerkiksi olen vakuuttunut, että työntekijöiden osaamisen kehitys on nopeampaa toimistolla kuin etätöissä. Toimistolla kuuluu jatkuvasti asioita, jotka muuten vain jäisivät kuulematta. Nämä voivat olla kahvipöytäkeskusteluita tai ihan vaan ”tulin nopeasti kysymään/kertomaan kun olet siinä lähellä”. On paljon pikku juttuja, joita ei tule sanottua tai kysyttyä kun ei sen takia viitsi laittaa sähköpostia tai soittaa.
Nämä pienet asiat kertaantuvat vuosien varrella. Ja samalla ne rakentavat ihmissuhteita. Kun välillä tulee vitsailtua tai yhdessä tuskailtua ongelmia, tiimihenki paranee ja ihmiset hitsautuvat yhteen. Kommunikaation kitka on paljon vähäisempi.
Nähdäkseni ideaaliajankohta etätyölle onkin siinä kohtaa, kun työntekijä on ”ajettu sisään” tiimiinsä. Ääriesimerkkinä on helppo ymmärtää kuinka huono idea etätyö olisi ensimmäisenä työpäivänä. Toisenakin päivänä se on aika huono idea, mutta sadantena päivänä jo ihan ok ja kolmantenasatana hyvä idea.
Toimistosta on paljon muutakin hyötyä. Hieno toimisto on osittain myös PR:ää. Hienolle toimistolle on kiva tulla töihin eli se helpottaa rekrytointia.
Samoin asiakkaiden on kiva ja helppo tulla sinne. Hieno toimisto lisää uskottavuutta ja tämän vuoksi aloitteleva yritys saattaakin investoida (liian) kalliiseen toimistoon: koska näyttöjä ei vielä bisneksestä ole, halutaan toimistolla viestiä uskottavuutta ja vakautta.
Toisaalta; luin parisen kymmentä vuotta sitten Seppo Saarion Miten sijoitan pörssiosakkeisiin ja siitä jäi mieleen kommentti, että myy osakkeet kun yrityksen johto ostaa prameilevan pääkonttorin.
Saarion pointti on siis, että jos yhtiöllä menee niin hyvin, että se ei keksi rahoille muuta käyttöä kuin hankkia liian hienot tilat, on kurssihuippu saavutettu eli alamäki edessä.
Mutta kohtuudella hankittu siisti ja toimiva toimisto on mielestäni yritykselle hyvä investointi. Vuokran saa luonnollisesti vähentää tulosta eli verottaja antaa siitä 20 % alennuksen.
Vuokralaisen kannattaa kuitenkin miettiä hieman pidemmälle tulevaisuuttaan. Ei kannata sitoutua määräaikaiseen vuokrasopimukseen, jos on epävarmaa minkälaisia ja -kokoisia tiloja tarvitaan vuoden tai kahden päästä.
Pahin tilanne on tehdä pitkä sopimus liian isoon tilaan. Tällöin se on iso rasite yritykselle kun maksetaan korkeaa vuokraa saamatta sille oikein vastinetta. Toki tiloja voi aina vuokrata eteenpäin ja yleensä omistajakin suhtautuu tähän myötämielisesti, koska ei ole hänenkään etu, että vuokralaisen maksukyky heikkenee.
Kasvuyritykselle sopivan tilan löytäminen voi olla vaikeaa jos on vaikea ennustaa, onko työntekijöitä ensi vuona 10 % vai 100 % enemmän kuin tällä hetkellä. Tällöin kannattaa tehdä toistaiseksi voimassaolevia sopimuksia, joista pääsee tarvittaessa irti.
Jos et ole ihan varma minkälaiset tilat olisivat sopivat yrityksellesi niin käänny toimitilavälittäjän puoleen. He palvelevat mielellään tilanhakijoita, ilmaiseksi.
Välittäjä pystyy neuvomaan käytännön asioissa mitä pitää huomioida uuden tilan etsinnässä, sekä haastamaan mitä tarpeita yrityksellä on nyt ja tulevaisuudessa. Eli välittäjä voi ottaa kantaa minkälainen tila yritykselle voisi sopia nyt ja auttaa hahmottamaan tulevaisuuden tarpeita.
Sopivan toimitilan löytämisessä on monta liikkuvaa osaa, eli kannattaa rohkeasti ottaa välittäjään yhteyttä. Heidän intressi on saada tiloja vuokrattua ja parhaiten se onnistuu ymmärtämällä tilanhakijan tarpeet.